Na czym polega zarządzanie drukiem w firmie?

MPS Brother

Współczesne przedsiębiorstwa nieustannie szukają sposobów na optymalizację kosztów operacyjnych. Jednym z obszarów, który generuje ukryte (często wysokie) wydatki, jest infrastruktura biurowa. W tym kontekście ratunkiem dla budżetu może okazać się nowoczesne zarządzanie drukiem. To nie tylko kontrola nad liczbą zużywanych ryz papieru, ale strategiczne podejście do całej floty urządzeń w firmie. Na czym polega zarządzanie drukiem w firmie i dlaczego wdrożenie odpowiednich systemów staje się standardem w rozwijających się organizacjach?

Spis treści

Audyt i optymalizacja floty urządzeń – o co w tym chodzi?

Aby zrozumieć istotę procesu, należy zacząć od podstaw, czyli dokładnego zweryfikowania stanu obecnego. Pierwszym krokiem wdrażania strategii jest profesjonalny audyt środowiska drukarskiego. Pozwala on określić, ile urządzeń znajduje się w firmie, jak często są eksploatowane i jakie koszty generują. Często okazuje się, że przedsiębiorstwa posiadają zbyt wiele rozproszonych, mało wydajnych drukarek biurkowych zamiast kilku centralnych, zaawansowanych urządzeń wielofunkcyjnych.

Efektywne zarządzanie drukiem polega na dopasowaniu możliwości sprzętu do realnych potrzeb poszczególnych działów. Dzięki temu eliminuje się sytuacje, w których drogie w utrzymaniu urządzenia stoją bezużytecznie, a te najbardziej obciążone nie nadążają z pracą. Odpowiednio zaplanowana struktura pozwala zredukować liczbę awarii, skrócić czas potrzebny na obsługę dokumentów oraz zoptymalizować zużycie energii elektrycznej w skali całej firmy.

Jak działają nowoczesne systemy zarządzania drukiem?

Kluczowym elementem nowoczesnego biura są dedykowane narzędzia IT. Zaawansowane systemy zarządzania drukiem to oprogramowanie, które integruje wszystkie urządzenia w jedną, spójną sieć. Zapewnia ono pełną kontrolę nad procesem powstawania dokumentów z poziomu jednego panelu administratora. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskuje wgląd w szczegółowe raporty dotyczące tego, kto, co i na jakim urządzeniu drukuje.

Największą zaletą takich systemów jest możliwość wdrażania polityki bezpieczeństwa i oszczędności. Oprogramowanie pozwala na odgórne narzucenie reguł, takich jak domyślny druk dwustronny czy ograniczenie możliwości korzystania z kolorowego tonera dla wybranych działów. Narzędzia te doskonale radzą sobie również z zarządzaniem kolejkami zadań, co zapobiega przestojom w pracy biura.

Bezpieczeństwo danych i funkcja druku podążającego

W dobie przepisów RODO ochrona danych osobowych i tajemnic przedsiębiorstwa to priorytet. Pozostawione na tacy odbiorczej drukarki poufne umowy, raporty finansowe czy dane kadrowe to ogromne ryzyko. Tutaj z pomocą przychodzi tzw. druk podążający (secure printing), będący integralną częścią systemów zarządzania. Jak to działa? Pracownik zleca dokument do wydruku ze swojego komputera, jednak proces nie rozpocznie się, dopóki użytkownik nie podejdzie do dowolnego urządzenia w firmie i nie zaloguje się przy użyciu karty zbliżeniowej, kodu PIN lub aplikacji.

Korzyści z tego rozwiązania są wielowymiarowe:

  • Pełna poufność danych – dokumenty trafiają wyłącznie do rąk osoby uprawnionej.
  • Redukcja marnotrawstwa – zapomniane wydruki nie zalegają na urządzeniach i nie trafiają do kosza.
  • Mobilność pracowników – zadanie można odebrać na dowolnym urządzeniu w firmie, nawet w innym dziale.
  • Porządek w biurze – brak nieodebranych dokumentów wokół sprzętu biurowego.

Finansowe korzyści – outsourcing i wynajem drukarek

Wdrożenie kompleksowego systemu nie musi wiązać się z gigantycznymi inwestycjami początkowymi na zakup drogiego sprzętu. Coraz więcej firm decyduje się na nowoczesne formy finansowania i opieki serwisowej. Usługa, jaką jest wynajem drukarek, pozwala na korzystanie z najnowocześniejszych technologii w ramach stałego, przewidywalnego abonamentu miesięcznego.

W ramach umowy najmu przedsiębiorstwo otrzymuje nie tylko sprzęt dopasowany do swoich potrzeb, ale również pełne wsparcie serwisowe, okresowe przeglądy oraz pomoc w przypadku awarii. Koszty operacyjne stają się w pełni transparentne – firma płaci najczęściej za rzeczywistą liczbę wykonanych kopii (model MPS – Managed Print Services). To idealne rozwiązanie dla małych i dużych firm, które chcą odciążyć swój dział IT oraz uniknąć zamrażania kapitału.

Logistyka materiałów eksploatacyjnych bez tajemnic

Ostatnim, ale równie ważnym filarem optymalizacji jest stały dostęp do materiałów eksploatacyjnych. Chaos związany z nagłym brakiem czarnego pigmentu w trakcie drukowania ważnego przetargu to scenariusz, który zna wielu przedsiębiorców. Gdy wdrożone jest profesjonalne zarządzanie drukiem, systemy informatyczne automatycznie monitorują poziom zużycia tonerów w każdym urządzeniu i same wysyłają informacje o zapotrzebowaniu do dostawcy, zanim wkład całkowicie się wyczerpie.

Dla firm, które samodzielnie zarządzają mniejszą flotą, kluczowy staje się sprawdzony i dobrze zaopatrzony sklep z tonerami. Partnerska współpraca z profesjonalnym dostawcą gwarantuje dostęp do oryginalnych materiałów oraz wysokiej jakości zamienników, co przekłada się na sprawną pracę urządzeń. Połączenie automatyzacji zamówień z rzetelnym źródłem zaopatrzenia zmniejsza problem przestojów, oszczędza czas pracowników i pozwala obniżyć koszt pojedynczej strony.

Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie, na czym polega zarządzanie drukiem w firmie, sprowadza się do trzech słów: kontrola, oszczędność i bezpieczeństwo. Przejście z tradycyjnego, rozproszonego modelu na zintegrowany system pozwala obniżyć koszty związane z obsługą dokumentów nawet o 30%. Ponadto odciąża pracowników z rutynowych obowiązków, pozwalając im skupić się na zadaniach biznesowych.

Jeśli chcesz przekształcić infrastrukturę drukarską w swojej firmie w nowoczesne, bezawaryjne i oszczędne środowisko, odwiedź Printex. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzia, zaoferujemy elastyczny wynajem drukarek oraz dostarczymy niezawodne materiały eksploatacyjne, dopasowane do skali Twojej działalności.

Author